POLICY

 

 

Informazioni sulla segnalazione di illeciti e irregolarità

1. DEFINIZIONE E SCOPO DEL PRESENTE DOCUMENTO

La segnalazione (whistleblowing) è un atto di manifestazione di senso civico, attraverso cui il segnalante (whistleblower) contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per l’amministrazione di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

Con il presente testo si intendono fornire sinteticamente informazioni utili al segnalante in merito a come effettuare la segnalazione e alle proprie tutele.

Per informazioni più dettagliate si rimanda alla politica per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni riservate (whistleblowing) che si trova al seguente indirizzo del sito dell’Ente: Modello 231 - Terme di Comano (termecomano.it)

2. FONTE NORMATIVA E NATURA DELL’ISTITUTO

Il Decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (c.d. Whistleblowing) attua  la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Il Decreto Legislativo ha inoltre abrogato i precedenti riferimenti sul tema quali l’art.54-bis del D.Lgs.165 del 2001, l’articolo 6, commi 2-ter e 2-quater, del decreto legislativo 8 giugno 2001,n. 231 e l'articolo 3 della legge 30 novembre 2017, n. 179.

3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Sono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, atti od omissioni, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’Ente, compresa la commissione di reati presupposto della responsabilità amministrativa degli enti, e dunque:

Violazioni di disposizioni normative nazionali:

• Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali ;
• violazioni del Modello 231, del Codice Etico e del Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza;
• altre ipotesi di mala amministrazione o di abuso a fini privati delle funzioni attribuite, a prescindere dalla rilevanza penale del fatto.

Violazioni di disposizioni normative europee:

• illeciti che rientrano in ambito di applicazione degli atti dell’UE e riguardanti i settori: appalti pubblici; servizi  prodotti e mercati  finanziari; prevenzione del riciclaggio e antiterrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti, dei trasporti; tutela dell’ambiente; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’UE.

La segnalazione può riguardare anche condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate, attività illecite non ancora compiute ma che è ragionevole possano verificarsi, fondati sospetti.

La segnalazione deve essere finalizzata alla salvaguardia dell’integrità dell’Ente, e non alla soddisfazione di esigenze individuali del segnalante; non può  riguardare lamentele o rimostranze di carattere personale o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro, del rapporto contrattuale o ai rapporti con il superiore gerarchico o i colleghi o i referenti aziendali.

In ogni caso, considerato lo spirito della norma non è necessario che il segnalante sia certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi, essendo invece sufficiente che, in base alle proprie conoscenze, egli ritenga altamente probabile e/o fondato che si sia verificato un fatto illecito nel senso sopra indicato.

Qualora il segnalante sia portatore di un interesse personale connesso all'oggetto della segnalazione dovrà dichiarare fin da subito quale esso sia. Tale dichiarazione non esclude dalla tutela prevista dalla legge.

4. CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI

Il segnalante (whistleblower) deve fornire tutti gli elementi utili a consentire agli uffici competenti  rappresentati dal Responsabile Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT) e/o dall’Organismo di Vigilanza (OdV) per consentire a questi ultimi di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

Le segnalazioni anonime, vale a dire senza registrazione nella presente applicazione destinata alle segnalazioni, non verranno prese in considerazione.

Si ricorda inoltre che la segnalazione dovrà necessariamente contenere i seguenti elementi essenziali:

• generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione nell’Ente;
• una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione. È indispensabile che tali elementi siano conosciuti direttamente dal segnalante, e non riportati o riferiti da altri soggetti;
• se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti;
• se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il reparto in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno attuato i fatti segnalati;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

 

 

5. MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

L’Ente mette a disposizione dei propri dipendenti e dei propri collaboratori un applicativo software accessibile ai dipendenti attraverso la intranet. L’applicativo garantisce come richiesto dalla normativa, assoluta riservatezza e crittografia del segnalante e della segnalazione, conosciute esclusivamente dal soggetto ricevente. Previa registrazione effettuata dal segnalante, sarà possibile la segnalazione in forma scritta o la registrazione del messaggio attraverso una modalità che consente la distorsione della voce.

6. ATTIVITA’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE

Il Gestore del canale di segnalazione è il RPCT.

La verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione è affidata al RPCT o all’OdV, se si tratta di un tema legato al Decreto Legislativo 231 del 2001.

In ogni caso il RPCT è tenuto, come richiesto dal D.Lgs.24 del 2023, a informare il segnalante della presa in carico della segnalazione dopo 7 giorni lavorativi dalla ricezione della stessa e a fornire riscontro dopo 90 giorni dalla segnalazione.

Per i dettagli in merito alle fasi previste si rimanda a quanto contenuto nella Policy Whistleblowing che si trova al seguente indirizzo del sito dell’Ente: Modello 231 - Terme di Comano (termecomano.it)

7. FORME DI TUTELA DEL SEGNALANTE E DEL SEGNALATO E RISERVATEZZA

Nei confronti del segnalante ai sensi della norma vigente sono garantiti i seguenti livelli di tutela:

• tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, in generale e nello specifico, da parte di chi riceve e/o gestisce la segnalazione;
• tutela del segnalante verso eventuali misure ritorsive o discriminatorie, eventualmente adottate dall’Ente a causa della segnalazione effettuata.

Si ricorda inoltre in merito all’obbligo di riservatezza l’art.12 del D.Lgs.24 del 2023 afferma tra le altre cose che:

• le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse;
• l'identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati;
• nell'ambito del procedimento penale, l'identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dal codice di procedura penale;
• nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. E in ogni caso si segnala la persona segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni di cui al comma 2 è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Sono esclusi dalle tutele i casi di segnalazione in malafede, ovvero i casi in cui sia accertato che il segnalante abbia agito con la consapevolezza di rivelare una notizia non vera.

Nella trattazione e gestione delle segnalazioni devono essere adottate le necessarie cautele per la tutela della riservatezza del soggetto segnalato al fine di evitare conseguenze pregiudiziali, anche solo di carattere reputazionale, all’interno del contesto lavorativo in cui il soggetto segnalato è inserito.

La tutela del segnalato si applica fatte salve le previsioni di legge che impongono l’obbligo di comunicare il nominativo del soggetto segnalato sospettato di essere responsabile della violazione (ad esempio richieste dell’Autorità giudiziaria o contabile). In questo caso il RPCT è tenuto a rivelare l’identità del segnalante senza necessità di acquisirne il consenso. Il segnalante verrà, in ogni caso  informato della richiesta e della necessaria comunicazione .

In ambito di eventuali procedimenti penali o contabili, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e i limiti previsti dalla legge.

L’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il suo espresso consenso, ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o una responsabilità civile ai sensi dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo).

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento giuridico. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza di consenso scritto del segnalante alla rivelazione della sua identità. 

I dati personali  relativi ai soggetti segnalati, sono tutelati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali e pertanto il titolare del trattamento adotta misure al fine di evitare la indebita circolazione.

La segnalazione è sottratta al diritto di accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della Legge 241/1990 nonché dagli artt. 5 e s.s. del D.Lgs. 33/2013. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti